כך תשלטו על הודעות אימייל שלא נקראו בעזרת קורטנה ו-Outlook

רובנו ככולנו מתמודדים עם תיבת דואר מוצפת. אם אלה פרסומות, עדכוני מועדונים, או מיליון הודעות אימייל בענייני עבודה שאנחנו מכותבים אליהן – מעטים הם אמני הזן שמצליחים לשמור את תיבת הדואר הנכנס שלהם על אפס. אבל תכונה שלא רבים מכירים וקיימת באפליקציה של Outlook של מיקרוסופט, יכולה לעזור בהשתלטות על הודעות אימייל שלא נקראו, בעזרת קורטנה, ולא רק אם יש לכם מייל של מיקרוסופט. האפליקציה של outlook מסוגלת בימינו להתחבר לכל חשבון מוכר כמו גוגל, אפל או חשבון Exchange ארגוני, וכמובן, חשבונות מייל של מיקרוסופט – ולהקריא לכם את המיילים שלכם בקול טבעי במקום שתצטרכו…ובכן, לקרוא אותם.

הוספת חשבון אימייל ל-Outlook

אם זה עתה התקנתם את Outlook (להורדה: אנדרואיד/iOS),  הקישו על סימן הבית, לכו לגלגל השיניים, ובחרו באפשרות “הוסף חשבון דואר חדש” (ADD MAIL ACCOUNT). הזינו את כתובת הדואר האלקטרוני שלכם. אם מדובר בחשבון גוגל, אפל או מיקרוסופט, סביר להניח שתועברו למסך אישור בדפדפן, שאתם מאשרים את החיבור לחשבון.

אם מדובר בחשבון אחר, בחרו באפשרות “הגדר את החשבון באופן ידני” (SETUP ACCOUNT MANUALLY), ואז תועברו למסך שבו תתבקשו לבחור את סוג החשבון:  אופיס365, אאוטלוק, Exchange, יאהו, iCloud, גוגל, IMAP או POP3.

במסך הבסיסי, תזדקקו רק לכתובת המייל שלכם כשם משתמש ולסיסמא שלכם, לבחור לעצמכם שם תצוגה, וכינוי לחשבון שהוספתם. אם אתם לא מצליחים להתחבר, ייתכן שאתם זקוקים להגדרות נוספות – בקשו אותן מאנשי התמיכה של הארגון שלכם.

ועכשיו לטריק עם קורטנה.

פועל רק באנגלית

התמיכה קיימת כבר בתוך Outlook, אבל יש קאץ’: כדי להפעיל את התכונה, תצטרכו לשנות את שפת הממשק שלכם ל-(English (United States. באנדרואיד, לכו ל- “הגדרות” (Settings), “מערכת” (System), ואז “שפות וקלט” (Languages & Input), ואז ל-“שפות” (Languages), לחצו על הפלוס כדי להוסיף שפה, ובחרו English (United States). אז, השתמשו בשני הקווים המקבילים (דומה לסימן =), וגררו את English (United States) כך שתהיה העליונה. זה יחליף לכם את שפת הממשק. מילה של אזהרה והסרת אחריות: שינוי הממשק ישפיע על כלל הטלפון שלכם, וכל האפליקציות בהם אתם משתמשים. אם אתם גם ככה משתמשים באנגלית כממשק הטלפון, לא ממש תרגישו בהבדל.

קורטנה מקריאה לכם את האימייל

כעת, חברו אוזניות או התקן בלוטות’ אחר להשמעה לטלפון שלכם.

כשתפתחו מחדש את Outlook, תופיע לכם בתחתית רשימת המיילים הצעה להשמיע את האימיילים שלכם בקול, והזמן הצפוי. אתם יכולים לבטל את ההתרעה ב-Dismiss, או… לשמוע את האימיילים שלכם! לחצו על סימן ה-Play.

ההקראה נפתחת במסך חדש וייעודי, שהיופי שבו שהוא כולל כפתורים גדולים המאפשרים לכם להחליט מה לעשות עם המיילים: מצד שמאל, מחיקה עם סימן פח אשפה, באמצע כפתור עצירה/נגינה כדי לעצור את הקראת הודעות האימייל, ובימין, סימן קופסא לארכיון. מתחת לזה, כפתור מיקרופון המאפשר לכם גם לתת פקודות בקול לקורטנה בזמן ההקראה. הסידור הזה מאפשר לכם לשמוע מיילים גם בזמן ביצוע פעולות אחרות, מבלי להפר יותר מדי את תשומת הלב שלכם.

ההקראה נפתחת בסיכום קצר – כמה אימיילים שלא נקראו ממתינים לכם, וכמה זמן הכל ייקח.

אז קורטנה תעבור על כל אימייל בקול, תקריא לכם את שם השולח, מתי ההודעה נשלחה ואת הנושא, כדי שתחליטו אם אתם בכלל רוצים לשמוע את תוכנה. אם מדובר בהודעת אימייל המכילה הרבה תמונות או בשפה אחרת, כמו עברית למשל, קורטנה תציין זאת, ותאמר לכם שעדיף לקרוא אותה במסודר על מסך. ועדיין, קורטנה מתמודדת לא רע עם הודעות אימייל, כמובן, אידיאלית אם התוכן כולו באנגלית. היא אפילו תשנה נימה אם מופיע במייל אדם מצוטט.

והחלק הכי יפה – אפשר לטפל במיילים באופן מלא, רק באמצעות פקודות קוליות: אפשר להגיד ל-קורטנה לדגלל הודעה (Flag), לעבור להודעה הבאה (Next), למחוק (Delete) או להעביר אותה לארכיון (Archive). כמובן, אפשר גם להשיב לשולח ולהכתיב ל-קורטנה תגובה. שוב, כרגע רק באנגלית.

ועדיין, הסידור הזה של קורטנה שמקריאה לכם הודעות אימייל שלא נקראו בקול במקום לקרוא אותן על מסך, הוא סידור חוסך זמן שמאפשר לכם להשתלט על ההצפה של הודעות אימייל בתיבה בזמנים מתים, או בזמן ביצוע פעולה אחרת. יעילות, כמו שאנחנו אוהבים.

טריק למתקדמים

לבעלי רמקולים חכמים תומכי אלקסה או קורטנה (אין לכם? לרכישה באמזון): הממשק הקולי של קורטנה לטיפול בהודעות אימייל, עובד גם עם כל רמקול חכם תומך, כולל למשל, רמקולי אלקסה כמו Echo מבית אמזון עצמם ואחרים.

כל מה שאתם צריכים לעשות זה להוסיף את ה-Skill של קורטנה, לחבר את החשבונות ולתת לה הרשאות. אז אתם יכולים לבקש מאלקסה להפעיל את קורטנה. קורטנה תענה לכם – ואתם יכולים פשוט לבקש ממנה: קורטנה, Read me my email.

נהניתם מהקריאה? שמחים לשמוע.
בכתבה שזה עתה קראתם הושקעו שעות רבות של איסוף מידע, תחקיר, כתיבה, עריכה, גרפיקה, עיצוב, צילום ועריכת וידאו. “החיבור” מופק על ידי שורה של עיתונאים מקצועיים, שבשבילם עיתונות היא שליחות – אבל היא גם פרנסה ואנחנו רוצים לעבוד עבורכם, הקוראים. 

התרומה שלכם (בעלות של כוס קפה) מבטיחה את קיומו של “החיבור” כמגזין עצמאי, אובייקטיבי, חופשי מתלות במפרסמים, ותאפשר לנו להביא לכם עוד סיפורים ומידע מעניין ומועיל, כל יום.